Virtual Assistant
Privacyverklaring
Louise van Meer – Virtual Assistant · versie 1 november 2026
Fijn dat je mijn website bezoekt. Als Virtual Assistant werk ik dagelijks met agenda’s, inboxen en andere informatie van mensen. Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens vind ik dan ook vanzelfsprekend. In deze privacyverklaring lees je in gewone taal welke gegevens ik verwerk, waarom ik dat doe, hoe lang ik ze bewaar en welke rechten je hebt. Ik houd me daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Wie ben ik?
Ik ben Louise van Meer, Virtual Assistant. Ik help drukke ondernemers met onder meer agenda- en inboxbeheer, plannen, organiseren, regelen, research en het regelen van reizen. Voor de verwerkingen in deze verklaring ben ik de verwerkingsverantwoordelijke.
- Bedrijf: Louise van Meer, Virtual Assistant (eenmanszaak)
- KVK-nummer: 42203009
- Btw-identificatienummer: NL005584313B60
- E-mail: [email protected]
- Website: louisevanmeer.nl
2. Welke gegevens verwerk ik?
Ik verwerk alleen gegevens die je zelf aan mij geeft of die nodig zijn voor onze samenwerking. Afhankelijk van het contact kan het gaan om:
- naam, e-mailadres en telefoonnummer;
- bedrijfsgegevens, zoals bedrijfsnaam, adres, KVK- en btw-nummer;
- factuur- en betaalgegevens, zoals je bankrekeningnummer;
- de inhoud van je berichten en afspraken die we samen maken;
- technische gegevens van je websitebezoek, zoals je IP-adres (via de hosting van mijn website).
Ik vraag niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) of je BSN, en verwerk die alleen als dat voor een opdracht echt nodig is en we daar vooraf duidelijke afspraken over hebben gemaakt.
3. Waarvoor gebruik ik je gegevens en op welke grondslag?
- Contact en offertes: om je vraag te beantwoorden als je mij mailt. Grondslag: het voorbereiden van een overeenkomst, of mijn gerechtvaardigd belang om op je bericht te reageren.
- Uitvoeren van de opdracht: om mijn diensten voor je te verlenen en met je te communiceren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
- Facturatie en administratie: om facturen te sturen en mijn boekhouding bij te houden. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en een wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht).
- Website: om mijn website veilig en goed te laten werken. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
Ik verkoop je gegevens nooit en gebruik ze niet voor andere doelen dan hierboven genoemd. Ik neem geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerking (zoals profilering).
4. Gegevens van mijn klanten en hun contacten
Als Virtual Assistant werk ik vaak in de agenda, mailbox of systemen van mijn klanten. Daarbij kom ik ook gegevens tegen van hún klanten, relaties en contactpersonen. Voor dat werk is mijn klant de verwerkingsverantwoordelijke en ben ik de verwerker: ik verwerk die gegevens alleen in opdracht en volgens de instructies van mijn klant. De afspraken hierover leggen we vast in een aparte verwerkersovereenkomst. Ben je een contact van een van mijn klanten? Dan geldt het privacybeleid van die klant, en kun je voor vragen of verzoeken het beste bij hen terecht.
5. Hoe lang bewaar ik je gegevens?
Ik bewaar je gegevens niet langer dan nodig is:
- Administratie en facturen: 7 jaar, vanwege de wettelijke (fiscale) bewaarplicht.
- Contact zonder vervolg: maximaal 2 jaar na ons laatste contact.
- Werkbestanden en correspondentie bij een opdracht: maximaal 2 jaar na afloop van de samenwerking, tenzij we iets anders afspreken.
Wil je dat ik je gegevens eerder verwijder? Laat het me weten; als de wet het toestaat, doe ik dat.
6. Delen met anderen
Ik deel je gegevens alleen met anderen als dat nodig is voor mijn dienstverlening of als de wet mij daartoe verplicht. Ik werk met een aantal betrouwbare partijen die gegevens in mijn opdracht verwerken, zoals:
- Websitehosting: Cloudflare
- Boekhouding en facturatie: Moneybird
- AI: Grokbot
- Calendly: afspraken plannen
Met deze partijen maak ik afspraken (zoals een verwerkersovereenkomst) om je gegevens goed te beschermen. Ik kies waar mogelijk voor partijen die je gegevens binnen de Europese Unie opslaan. Gebeurt dat toch daarbuiten, dan zorg ik voor de wettelijk vereiste waarborgen. Daarnaast kan ik gegevens delen met de Belastingdienst.
7. Beveiliging
Ik neem passende maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en toegang door onbevoegden. Denk aan een beveiligde (SSL-)verbinding op mijn website, sterke en unieke wachtwoorden, tweestapsverificatie waar mogelijk, een wachtwoordmanager en goed beveiligde apparaten. Toegangsgegevens die ik van klanten krijg, behandel ik vertrouwelijk en bewaar ik veilig. Heb je het idee dat er iets niet goed gaat? Neem dan direct contact met me op.
8. Jouw rechten
Je hebt verschillende rechten over je eigen gegevens. Je mag mij vragen om:
- inzage: te zien welke gegevens ik van je heb;
- correctie: onjuiste gegevens aan te passen;
- verwijdering: je gegevens te wissen, tenzij ik ze wettelijk moet bewaren;
- beperking: het gebruik van je gegevens tijdelijk stop te zetten;
- bezwaar: te stoppen met een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar bestandsformaat aan jou of een ander te geven.
Heb je ergens toestemming voor gegeven, dan kun je die altijd weer intrekken. Stuur je verzoek naar [email protected]. Ik reageer binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kan ik je vragen om je te identificeren.
9. Klacht
Kom je er met mij niet uit, of ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga? Laat het me eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Cookies
Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek aan een website op je apparaat worden opgeslagen. Mijn website gebruikt alleen functionele cookies: die zijn nodig om de site goed en veilig te laten werken. Ze verzamelen geen gegevens om je te volgen of profielen te maken, en daarom vraag ik hier geen toestemming voor. Je kunt cookies altijd zelf uitzetten of verwijderen via de instellingen van je browser.
11. Wijzigingen
Mijn bedrijf en website zijn nog jong en kunnen veranderen. Daarom pas ik deze privacyverklaring zo nodig aan. De nieuwste versie vind je altijd op louisevanmeer.nl.
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 november 2026.
Vragen? Mail me gerust via [email protected].